Asegurarte de que los clientes te paguen

En general, a los dueños de empresas no les agrada llamar a los clientes para preguntar por el pago de una factura pendiente, porque quieren mantener siempre una buena relación. O a algunos quizá les cueste mucho mostrarse severos.

Probablemente ya hayas escuchado decir “la venta solo se concreta cuando se cobra el cheque”.

Vale la pena recordarlo, porque el pago no está siempre 100% garantizado desde el principio.

En el mundo de los negocios suceden cosas: la gente puede cambiar de idea, la economía fluctúa de repente, los contratos se anulan, la empresa quiebra inesperadamente y las facturas se quedan sin ser cobradas.

¿Cuánto te cuestan estos clientes morosos? Las deudas incobrables o cuyo pago se ha retrasado pueden obligar a una empresa a recurrir al crédito, lo que a su vez acarrea gastos por concepto de intereses. Si el dinero se agota por completo, puedes verte obligado a cerrar tu negocio. A esto se le suma la angustia de estar continuamente persiguiendo al cliente mientras debes también ocuparte de tu negocio y pagar tus otras cuentas.

Aunque no existe un método infalible para cobrar una deuda, puedes usar estas estrategias para aumentar las posibilidades de recibir el pago correspondiente.

1. Revisa el historial de crédito de tu cliente

Corres menos riesgos de tener problemas si tratas con clientes que suelen pagar a tiempo. Por ello, es conveniente revisar el historial de crédito comercial de todo nuevo cliente antes de aceptar un contrato cuyo pago no esté garantizado desde el principio.

La información que obtengas de las agencias de crédito te ayudará a establecer las condiciones de pago en el contrato, según la situación financiera del cliente. Por ejemplo, si notas que el cliente tiene algunas dificultades financieras, puedes insistir en que te pague por adelantado.

2. Solicita un pronto pago

Puedes asegurar el pronto pago del trabajo de diversas maneras:

• De inmediato: en la medida de lo posible, cobra el monto completo al momento de la venta o de la prestación del servicio, como en las tiendas.
• Pide un depósito: si no puedes obtener el pago completo antes de realizar el trabajo, solicita que se haga un depósito por buena parte del valor del contrato, por ejemplo, que se abone el 50% o el 25% del costo.
• Factura rápidamente: si no puedes conseguir el depósito, asegúrate de enviar la factura lo antes posible para que puedas cobrar lo antes posible. Ofrece un descuento por pronto pago, por ejemplo, una rebaja de 2% del monto total si el pago se hace efectivo en 10 días hábiles. En caso contrario, indica claramente que la factura debe pagarse por completo en 30 días, tras los cuales se empezarán a acumular los intereses.

3. Facilita el pago

Para que tu empresa reciba rápido el dinero, haz que al cliente le resulte muy fácil pagar. Estas son algunas de las opciones que puedes ofrecerle:

• Acepta tarjetas de crédito y débito: a tu cliente puede gustarle la idea de pagar con tarjeta de crédito por el periodo de gracia sin intereses que tiene la mayoría de las tarjetas comerciales. Abre una cuenta comercial para brindar esta opción.
• Acepta depósitos directos.
• Pagos por cuotas: si una cuenta no ha sido pagada, acepta cheques posfechados o pagos electrónicos programados hasta que el monto completo sea abonado.
• Solicita un pago parcial y el resto después. Logra que el cliente moroso pague algo hoy y pon por escrito el acuerdo al que hayas llegado para el pago del saldo restante, en caso de que haya algún litigio. Envía al cliente una copia para confirmar el trato.

4. Comunícate primero con el cliente

No asumas rápidamente lo peor. Llama primero al cliente si se ha vencido un pago. Quizá sea solo un malentendido.

Por ejemplo, tu equipo de ventas pudo haber presentado de manera inexacta los servicios de la empresa y ahora el cliente no quiere pagar. El producto pudo haber sido enviado incorrectamente. O el cliente no recibió la factura. Con suerte, podrás aclarar y resolver el asunto y recibir el pago como corresponde.

5. Usa una agencia de cobranzas

No temas contratar los servicios de una agencia profesional especializada en cobros.

Si bien esa agencia se quedará con parte del monto o te cobrará una tarifa por sus servicios, tiene más experiencia en el cobro de deudas que tú. Si te preocupa el hecho de mantener una relación positiva con el cliente, esta opción involucrará a un tercero en el proceso, que actuará de manera independiente.

Firmeza y cortesía

Si debes cobrar tus deudas, sé firme pero al mismo tiempo cortés con tus clientes. Después de todo, tu empresa depende de ese dinero. Y lo más seguro es que el cliente reciba bien un acuerdo amigable para resolver el problema.